خدمة توثيق وإدارة العقود

خدمة تتيح للمنشآت إنشاء وتوثيق عقود الموظفين إلكترونيًا، وبعد إنشاء العقد الوظيفي يمكن للموظف الموافقة على العقد أو رفضه أو طلب تعديله عبر حسابه في قوى أفراد. وفي حال موافقة الطرفين يعتبر العقد موثق ومعتمد من وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية

المزيد

ما هي خدمة إدارة العقود؟

خدمة تتيح للمنشآت إنشاء وتوثيق عقود الموظفين إلكترونيًا، وبعد إنشاء العقد الوظيفي يمكن للموظف الموافقة على العقد أو رفضه أو طلب تعديله عبر حسابه في قوى أفراد. وفي حال موافقة الطرفين يعتبر العقد موثق ومعتمد من وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية.

ما الهدف من خدمة إدارة وتوثيق العقود؟

تهدف الخدمة إلى حفظ حقوق أصحاب العلاقة (صاحب العمل والموظف) وتوفير بيئة عمل تساعد على استقرار الموظف وزيادة إنتاجيته، إضافة الى التحقق من التزام المنشآت بقوانين وأحكام نظام العمل، والتأكد من صحة بيانات العقود وتقليل الخلافات والقضايا العمالية.

هل توثيق عقود الموظفين إلزامي على جميع المنشآت؟

توثيق العقود إلزامي من تاريخ مباشرة الموظف.

والمدة المتاحة لتوثيق عقود جميع الموظفين هو قبل نهاية السنة الحالية  2021

الموظفين غير السعوديين: يلزم توثيق العقود لهم عن طريق منصة قوى 

الموظفين السعوديين: يلزم توثيق العقود عن طريق موقع التأمينات الاجتماعية

 

 

مع العلم أنه يمكن انشاء وحفظ عقد الموظف السعودي على  قوى ولكن يلزم توثيق العقد بشكل نهائي عن طريق موقع التأمينات

خطوات الاستفادة من الخدمة

تُطلب الخدمة من قبل صاحب العمل أو المفوض باتباع الخطوات التالية:

١. التسجيل في منصة قوى أو تسجيل الدخول في حال تم التسجيل مسبقًا.

٢. الدخول على “حساب المنشأة"

٢. اختيار خدمة "إدارة وتوثيق العقود" من الخدمات الإلكترونية

٣. إدخال بيانات المنشأة (البريد الإلكتروني، وصفة ممثل المنشأة)

٤. إدخال بيانات الموظف الأولية:

  • (الموظف السعودي: رقم الهوية و تاريخ الميلاد الهجري.)
  • (الموظف المقيم: رقم الإقامة و تاريخ انتهاء الإقامة الهجري.)

٥. إدخال بيانات التواصل مع الموظف (رقم الجوال والبريد الإلكتروني)

٦. تعبئة بيانات عقد العمل (المسمى الوظيفي، مدة العقد، ساعات العمل، الالتزامات المالية.. )

٧. مراجعة وإرسال الطلب.

 

بعد تقديم جميع البيانات المطلوبة سيرسل الطلب إلى حساب الموظف على قوى أفراد وعلى صاحب العمل التواصل وإبلاغ الموظف بالدخول إلى حسابه على قوى أفراد واختيار خدمة العقود الوظيفية لمراجعة وقبول العقد واتخاذ إجراء القبول أو الرفض.

كيف يرسل العقد للموظف؟

يرسل العقد إلى حساب الموظف في منصة قوى أفراد، وعلى ممثل المنشأة التواصل مع الموظف صاحب العقد وإبلاغه بالدخول إلى حسابه الشخصي على منصة قوى، ثم الذهاب إلى العقود الوظيفية لمراجعة العقد وقبوله أو رفضه.

في حال كان الموظف المراد إرسال العقد له مقيم وغير مسجل على المنشأة حالياً، يجب إنشاء طلب (نقل موظف من صاحب عمل آخر) من خدمة (نقل الخدمات). بعد إتمام طلب النقل.

يستطيع الموظف الموافقة على الطلب والعقد من خدمة (الانتقال الوظيفي) من حسابه الشخصي في قوى.

كيف يمكن للموظف مراجعة وقبول العقد؟

يمكن للموظف مراجعة وقبول العقد عبر حسابه على قوى أفراد باتباع الخطوات التالية:

١. الدخول إلى منصة قوى

٢. الذهاب إلى الحساب الشخصي

٣. اختيار خدمة العقود الوظيفية

٤. اختيار العقد من القائمة

٥. مراجعة تفاصيل العقد واتخاذ إجراء قبول أو رفض العقد

 

ملاحظة: سيلغى العقد تلقائياً في حال عدم اتخاذ إجراء من قبل الموظف خلال ٣٠ يوم من تاريخ إنشاء طلب التعاقد من

قبل المنشأة

ماهي المدة التي تستغرقها خدمة توثيق العقود؟

الخدمة إلكترونية وفورية، تبدأ بإنشاء طلب التعاقد من قبل صاحب العمل وتنتهي بالموافقة أو الرفض النهائي من قبل الموظف أو إلغاء الطلب تلقائياً لعدم الرد بعد ٣٠ يوم من تاريخ الإنشاء

في حال لم يوافق الموظف على العقد، ماذا يحصل؟

في حال عدم الرد على طلب التعاقد خلال ٣٠ يوم من تاريخ الإنشاء، سيعتبر الطلب (مُلغى) ويتوجب على صاحب المنشأة إعادة إرسال طلب التعاقد، إذا لزم.

هل الخدمة للعقود الجديدة فقط أو باستطاعتي توثيق عقد عمل ساري، منشأ مسبقاً؟

يمكن توثيق كلاً من العقود الجديدة والقديمة السارية والورقية.

لتوثيق العقود السارية، أدخل تاريخ المباشرة كما هو مذكور في العقد الساري للموظف واختر خيار (تجديد العقد بشكل تلقائي) في قسم تفاصيل العقد أثناء خطوات إنشاء عقد جديد.
علماً أنه يجب إدخال آخر مبلغ لراتب الموظف (مثلاً بعد الزيادات السنوية والترقيات)

هل يجب إضافة تاريخ المباشرة أو تاريخ آخر تجديد للعقد؟

يجب إدخال تاريخ المباشرة كما هو في أول عقد للموظف مع المنشأة في حال كان التجديد تلقائي.

ما هو تاريخ بداية العقد لمن أكمل 5 سنوات وكيف تحسب فترة الخدمة السابقة لتسجيل العقد؟

يجب إدخال تاريخ المباشرة كما هو في أول عقد للموظف واختيار (تجديد العقد تلقائياً) في قسم تفاصيل العقد أثناء خطوات إنشاء عقد جديد.

هل تُوثّق عقود الموظفين في فترة التجربة؟

نعم، يجب توثيق عقود جميع الموظفين من تاريخ المباشرة حتى من كان منهم في فترة التجربة، مع تحديد مدة فترة التجربة في بنود العقد مع الأخذ بالاعتبار الحد الأعلى للمدة كما هو منصوص عليه في نظام العمل السعودي.

كيف تُجدد العقود محددة المدة؟

أثناء إنشاء العقود المحددة المدة، يمكن اختيار خيار (تجديد العقد تلقائياً) أو (إنهاء العقد تلقائياً).

في حال تم تحديد خيار التجديد التلقائي، لن يتم إنهاء العقد عند تاريخ الانتهاء ويعتبر العقد ساري حتى يتم إنهاؤه يدوياً

في حال اختيار إنهاء العقد تلقائياً عند تاريخ نهاية العقد، سوف يتاح خيار التجديد عند قرب وقت الانتهاء (جاري العمل عليها وستكون متاحة في الإصدارات القادمة)

هل يمكنني إلغاء طلب التعاقد بعد الإرسال للموظف؟

يمكن إلغاء الطلب طالما كانت حالة العقد المرسل (بانتظار موافقة الموظف) بالذهاب إلى قائمة العقود ثم صفحة العقد ثم خيار (إلغاء)

هل يمكنني تعديل أو سحب العقد بعد الإرسال للموظف؟

يمكن طلب سحب العقد بغرض التعديل إذا كانت حالة العقد (بانتظار موافقة الموظف) وإعادة إرساله للموظف من جديد للموافقة على التعديلات عن طريق الذهاب لقائمة العقود ثم صفحة العقد ثم خيار (تعديل)

عند سحب العقد المرسل للتعديل، هل تظهر بيانات العقد للموظف؟

نعم، يظهر العقد كامل، لكن تُعطل خاصية القبول أو الرفض لحين إعادة الإرسال

هل يمكنني تعديل العقد بعد موافقة الموظف وتوثيقه؟

يمكن لمستخدم المنشأة تعديل أي من بنود العقد وإرسالها للموظف للموافقة أو الرفض.

ما هي الآلية لتعديل المسمى الوظيفي بعد توثيق العقد؟

يمكن لمستخدم المنشأة تعديل أي من بنود العقد وإرسالها للموظف للموافقة أو الرفض.

هل يبقى العقد سارٍ في حال رفض الموظف طلب التعديل على العقد الموثق؟

نعم، في حال رفض الموظف لطلب التعديل من المنشأة، يظل العقد القديم سارٍ وموثق حتى يتم قبول طلب تعديل من قبل الموظف أو إنهاء العقد من قبل أحد الطرفين.

هل يمكنني إنهاء أو فسخ عقود الموظفين عبر منصة قوى؟

هذه الخاصية غير متاحة حالياً في قوى، وستتاح في الإصدارات القادمة

هل العقود التي تم توثيقها بالطريقة اليدوية تعتبر موثقة؟

تعتبر العقود الموثقة يدوياً (موثقة) حتى نهاية السنة الحالية 2021 وعلى الشركات أن تلتزم بتسجيلها في النظام الجديد قبل نهاية السنة

هل العقد اليدوي غير الموثق يعتد به قانونياً؟

نعم، العقد اليدوي غير المسجل أو الموثق يعتد به في المحاكم العمالية حتى نهاية السنة الحالية 2021

هل توثيق عقود الموظفين إلزامي على جميع المنشآت؟

توثيق العقود إلزامي من تاريخ مباشرة الموظف.

والمدة المتاحة لتوثيق عقود جميع الموظفين هو قبل نهاية السنة الحالية 2021

الموظفين غير السعوديين: يلزم توثيق العقود لهم عن طريق منصة قوى 

الموظفين السعوديين: يلزم توثيق العقود عن طريق موقع التأمينات الاجتماعية

مع العلم أنه يمكن انشاء وحفظ عقد الموظف السعودي على 

قوى ولكن يلزم توثيق العقد بشكل نهائي عن طريق موقع التأمينات

ما هو الرقم الوظيفي؟ وكيف أحصل عليه؟

الرقم الوظيفي هو رقم الموظف في سجلات المنشأة الجديدة التي سينتقل الموظف إليها.

هل يجب كتابة المسمى الوظيفي الحالي للموظف قبل نقل الخدمات أم المسمى الوظيفي الجديد؟

يتطلب إدخال المسمى الوظيفي الجديد.

ما الفرق بين المهنة والمسمى الوظيفي؟

المهنة: تُعرض كما هي في سجلات الموظف الرسمية لغير السعوديين، وللسعوديين يمكن اختيارها من قائمة محددة

المسمى الوظيفي: يكتب كما هو منصوص في الوصف .الوظيفي للموظف باللغتين العربية والإنجليزية

ما هي حالة العقد “في انتظار طلب نقل الخدمات من قبل المنشأة” ؟

الحالة “في انتظار طلب نقل الخدمات من قبل المنشأة” خاصة بالعقود المرسلة للموظفين غير السعودين وغير المسجلين لدى المنشأة. لإتمام عملية التعاقد يتطلب إجراء طلب (نقل موظف من صاحب عمل آخر) من خدمة نقل الخدمات، بحيث يُرسل العقد المنشأ مع طلب النقل إلى الموظف للموافقة.

ستتغير حالة العقد إلى "في انتظار موافقة الموظف على نقل الخدمات" بعد إرسال طلب النقل.

للمزيد من التفاصيل، اذهب لصفحة خدمة نقل الخدمات .

ما هي حالة العقد “في انتظار موافقة الموظف على نقل الخدمات” ؟

الحالة “في انتظار موافقة الموظف على نقل الخدمات” خاصة بالعقود المرسلة عن طريق خدمة نقل الخدمات وتعني أنه تم إرسال طلب النقل والعقد لموافقة الموظف.

يمكن للموظف الموافقة عن طريق حسابه الشخصي على قوى ثم خدمة الانتقال الوظيفي.

بعد موافقة الموظف، تتغير حالة العقد إلى “تمت الموافقة - بانتظار اكتمال طلب النقل” .

للمزيد من التفاصيل، اذهب لصفحة خدمة نقل الخدمات

ما هي حالة العقد “تمت الموافقة - بانتظار اكتمال طلب النقل” ؟

الحالة “تمت الموافقة - بانتظار اكتمال طلب النقل” خاصة بالعقود المرسلة عن طريق خدمة نقل الخدمات وتعني أنه تمت موافقة الموظف على الطلب والعقد لكن لم يتم طلب النقل بعد. تختلف الأسباب حسب كل حالة، مثل: .في انتظار موافقة صاحب العمل الحالي أو انتهاء فترة الإشعار. للمزيد من التفاصيل عن حالة الطلب، اذهب )لخدمة نقل الخدمات (الانتقال الوظيفي.

كيف يمكنني طباعة العقد الوظيفي؟

 

يمكن طباعة العقد بالذهاب إلى صفحة العقد واختيار (تنزيل) في أعلى الصفحة.

سيتمكن المستخدم من تنزيل وحفظ العقد بصيغة PDF ومن ثم يمكن طباعة العقد أو الاحتفاظ بنسخة إلكترونية منه.

الذهاب إلى الخدمة